仕事中に突然かかってくる営業電話。

その中でも急に担当者を聞かれるパターンに、どう対応していいか悩む方は多いです。

素直に教えてはいけないと思いつつ、なかなか引き下がらない相手に対し、丁寧かつスパッと断るにはどうすればいいのか。

この記事では、そのような営業電話への対処法を解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

営業電話で担当者の名前を聞かれたら？断るポイントを紹介

では、さっそく営業電話で担当者の名前を聞かれた際に、どのように断るべきかのポイントを紹介していきます。

丁寧かつスパッと断る

営業電話に対して断る際は、会社の信用を下げないためにも丁寧に、そして二度と同じ会社から営業電話がかかってこないようにするためにスパッと断らなければいけません。

例えば、

「担当者の名前はこちらからはお伝えできないことになっております。」

上記のように、担当者の名前を答えないようにしつつ、また、規則で教えられないようになっているから何度も電話かけても無駄である、ということを伝えられます。

「担当者は今、不在でして…。」

などのように言ってしまうと、「では、後ほど電話をするので担当者の名前だけでも教えてください。」と返されてしまい、断るのが難しくなってしまいます。

ですから、担当者の名前を聞き出そうとする営業電話に対しては、丁寧ではあるけれど、二度と電話がこないようにスパッと断らなければいけません。

会社の情報を相手に与えない

営業電話で会社の情報を聞かれた際には、重要な情報を漏らさずに対応することが肝要です。

担当者の名前や部署、直接の連絡先などの情報提供は極力避けるべきでしょう。

例えば、「担当者の名前をお教えすることはできませんが、ご用件を伺えれば対応いたします」といった具体的な対応が効果的です。

これにより、会社のセキュリティを保ちつつ、丁寧な対応を実現できます。

相手の会社名、営業目的かどうかを確認する

営業電話においては、まず相手の会社名と営業の目的を確認することが重要です。

これにより、電話が本当にビジネスに関連するものなのか、それともただの迷惑電話なのかを見極めることができます。

たとえば、「失礼ですが、貴社の名前とご用件を教えていただけますか？」と尋ねることで、相手の意図を明確に理解できるでしょう。

また、この方法は、無関係な営業電話を素早く断る際にも役立ちます。

相手の会社名や目的を知ることで、それが自社にとって価値のあるものかどうかを判断し、適切な対応を取ることができるのです。

営業電話で担当者の名前を聞かれた時にしてはいけない行為

では、次に営業電話で担当者の名前を聞かれた際に、やってはいけないことについて解説します。

こちらの情報を渡す

営業電話で自社の情報を伝えると、それが相手に利用されることがあります。

特に、担当者の名前などの情報が漏れた場合、同じ会社からの追加の営業電話を受けるリスクが高まるため注意しましょう。

これらの電話では、既に伝えた担当者の名前を使って、さらに具体的な営業話を展開しようとする可能性があります。

このような事態を避けるためにも、営業電話においては、会社や担当者の詳細な情報を伝えないように注意することが重要です。

可能性を残す言い方をする

営業電話において、可能性を残すような曖昧な断り方は避けるべきです。

なぜなら、そうすると相手は引き続き連絡を試みる余地があると解釈しやすく、結果として余計な営業電話が増えることにつながります。

例えば、「もしかしたら将来的には…」や「今はちょっと…」のような表現は、相手に期待を持たせることになりかねません。

代わりに、「申し訳ありませんが、そのサービスには興味がありません」や「今は新しい取引を考えておりません」とはっきりと断ることが重要です。

これにより、相手に明確なメッセージを伝え、無駄なフォローアップを避けることができます。

明瞭かつ断固たる対応は、営業電話に対する効果的な戦略となるのです。

嘘の名前を伝える

営業電話への対応として、嘘の名前を使うことは避けるべきです。

このような対応は、一時的に電話を避けることはできるかもしれませんが、長期的に見ると信用問題を引き起こす可能性があります。

たとえば、次にその会社から連絡があった際に、存在しない人物の名前が出てしまうと、会社全体の信用を損なうことになりかねません。

営業電話には、正直かつ断固たる態度で対応することが重要です。

嘘をつくことなく、「申し訳ありませんが、そのようなお話には興味がありません」とはっきり伝えることが望ましいです。

これにより、会社の誠実さを保ちつつ、無駄な営業電話を断ることができます。

そもそも、なぜ担当者の名前を聞こうとするのか？

そもそも、なぜ営業電話では担当者の名前を聞き出そうしてくるパターンが多いのでしょうか？

担当者の名前を聞きだそうとしてくる背景には、より個人的かつ具体的なアプローチを試みる意図があります。

担当者の名前を知ることで、営業側はその後のコミュニケーションをより個人的にし、信頼関係を築こうとする思惑があるのです。

また、特定の担当者名を利用することで、会社内での信用を高め、営業の成功率を向上させる目論見もあります。

しかし、このような情報を提供すると、無関係な営業や迷惑電話が増えるリスクがあるため、情報提供には注意が必要です。

担当者の名前を伝えることは、それ自体が営業側による信頼構築の戦略となっていることを理解し、慎重に対応することが求められます。

営業電話で担当者の名前を聞かれた時に使えるフレーズ

営業電話で担当者の名前を聞かれた際に、お手軽かつ効果的なフレーズをいくつか紹介しておきます。

迷惑な営業電話に対策できるサービス

迷惑な営業電話への対応方法を解説してきましたが、業務効率を上げるために最もいいのは、そもそも営業電話に対応しなくてもよくなることですよね。

会社の固定電話を廃止するという手もありますが、それでは取引先との連絡にも支障が出るかもしれません。

必要のない営業電話をはじきつつ、会社にとって重要な電話だけに対応できるようにするために便利なサービスを紹介していきます。

電話代行サービス

迷惑な営業電話に対する効果的な対策の一つとして、電話代行サービスがあります。

このサービスは、会社にかかってくる電話を専門の業者が代わりに受け、必要な通話だけを会社に転送する仕組みです。

これにより、迷惑電話や関係のない営業電話をフィルタリングし、業務に集中するための環境を提供します。

さらに、電話代行サービスは、応対のマナーや対応のプロフェッショナリズムも保証し、会社のイメージを損なうことなく、電話対応の質を高める効果が期待できるでしょう。

このようなサービスを利用することで、迷惑電話によるストレスや時間の無駄を減らし、より重要な業務に注力することが可能になります。

IVR(電話自動応答)サービス

IVRサービスは、迷惑な営業電話への対応策として有効です。

IVRとは「Interactive Voice Response」の略で、音声ガイダンスを用いて自動的に電話を振り分けるシステムです。

このサービスを利用することで、会社への不要な電話を事前にフィルタリングし、重要な通話のみを担当者に繋げることができます。

例えば、ガイダンスに従って特定の番号を押すことで、その電話が営業目的かどうかを判断し、関連する部署にのみ繋ぐ仕組みとなっています。

これにより、迷惑電話による時間の浪費を避け、業務効率を高めることが可能です。また、IVRは24時間対応が可能であり、ビジネスの効率化に大きく貢献します。

まとめ

この記事では、営業電話で担当者の名前を聞かれた際の対処法に焦点を当てました。

迷惑電話に対する効果的な対応策を提供することで、会社のセキュリティと業務効率を守る方法を探りました。

具体的な対処法として、担当者の名前を伝えないこと、断固たる対応を示すこと、そしてIVRや電話代行サービスのような技術的対策を利用することが挙げられます。

このような方法を取り入れることで、迷惑電話から生じるリスクを最小限に抑え、業務のスムーズな運営を支援します。

この記事が、営業電話に対処するための有効なガイドとなることを願っています。