【新人向け】営業電話の断り方マニュアル【パターン別に対応方法を解説】

会社に新人として入社した際には様々なことに苦労すると思います。

そして、その中でも特に難しいのが営業電話の断り方かもしれません。

経験不足からくる不安、適切な対応方法の知識不足、そして電話に出るたびに感じる心理的なプレッシャー。

これらはすべて、多くの新人が直面する共通の悩みです。

この記事では、そんなあなたの悩みを解決するために、営業電話を効果的に断る方法をステップごとに解説し、具体的な断り方のフレーズや実践的なアドバイスを提供します。

本記事を読み終わる頃には、営業電話への対応に自信を持てるようになっているはずです。

新人が営業電話の断り方で悩む理由

営業電話の断り方は、新人にとって頭を悩ます問題の一つです。

未経験のために感じる不安、必要な知識が足りないこと、そして電話を取る際の心理的な重圧が主な理由として挙げられます。

このセクションでは、そんな新人が直面する営業電話への対応に関する悩みの原因を掘り下げていきます。

経験不足による不安感

初めての仕事をする上で、経験の不足は大きな不安のもととなります。

特に、電話応対は未経験者には困難に思えることも。

営業電話の断り方においても、この経験不足は、自信の欠如や適切な対応方法がわからないという不安感を引き起こします。

どのようにして話を切り上げるべきか、どのように断るのが礼儀正しいのか、といった基本的な疑問が、新人にとっては大きな壁になるのです。

適切な対応方法の知識不足

新人が営業電話の応対に悩む大きな要因の一つに、適切な対応方法の知識不足があります。

実際にどのように断れば良いのか、どのタイミングで話を切り上げるべきなのか、といった具体的な対処法を知らないことが、不安を増大させています。

営業電話特有の状況を理解し、それに応じた対応を学ぶことは、新人にとって非常に重要です。

心理的なプレッシャー

営業電話の応対で新人が直面するもう一つの課題は、心理的なプレッシャーです。

特に、断ることに関するプレッシャーは大きく、相手を失望させないように、または失礼な対応をしないようにという思いが、新人を圧倒することがあります。

このような状況では、冷静さを保ち、適切な対応を取ることが難しくなることも。

しかし、適切なトレーニングと実践を通じて、このような心理的なプレッシャーを乗り越え、自信を持って対応する方法を身につけることができます。

【新人向け】営業電話の断り方マニュアル

新社会人にとって、営業電話の断り方は重要なスキルです。

では、どのようにして効果的に対応するか、その具体的な手順について詳しく見ていきましょう。

このマニュアルでは、まず営業電話かどうかを見極める方法から始め、丁寧かつ効果的に断るテクニック、そして後処理と記録の保持に至るまで、ステップごとに解説していきます。

これにより、新人の方々が自信を持って営業電話に対応できるようになるでしょう。

STEP①：営業電話かどうか見極める

職場にかかってくる電話は重要な取引先からのものである可能性もあります。

そのため、対応する電話が営業電話かどうかを見極めることは非常に重要です。

営業電話かどうかを判断するための方法は、相手の自己紹介の仕方や話の進め方に注目することです。

たとえば、相手が自己紹介を急ぐ、具体的な目的を明確にしていない、あるいは特定の商品やサービスの話を積極的に始めた場合、それは営業電話の可能性が高いと判断できます。

STEP②：丁寧かつ効果的に断る

営業電話が確認できたら、次はその対応方法です。丁寧かつ効果的に断ることが重要です。

相手に不快感を与えずに断るためには、まず、感謝の意を表すことから始めます。

たとえば、「お電話いただきありがとうございますが…」など。

次に、簡潔かつ明確に興味がないこと、または現在必要ないことを伝えます。

断る際の言葉選びには注意が必要で、相手の提案を尊重しつつ、自社の方針や状況を理由に挙げると良いでしょう。

STEP③：後処理と記録の保持

営業電話を断った後の処理も、忘れてはなりません。

電話応対の記録は、今後の対応や社内のコミュニケーションに役立ちます。

まず、電話の内容を簡潔にメモし、必要に応じて担当者や上司に報告します。

どのような会社からの電話だったか、その目的は何か、どのように応対したかなどの基本情報を記録しておくことが重要です。

また、断った理由や、今後の対応に関する自分の判断も記録しておくと良いでしょう。

どの会社からの電話かを記録しておくことで、しつこく営業電話をかけてくる相手に対して、「これ以上かけてくるようなら、しかるべき機関に通報します。」と警告できるようになります。

新人が営業電話を断る時のポイント

新人が営業電話を上手に断るためには、いくつかの重要なポイントがあります。

このセクションでは、営業電話に対処する際に心掛けるべき主要なポイントを紹介します。

営業電話への対処について上司に確認しておく

営業電話に対する適切な対応方法は、会社や部署によって異なることがあります。

そのため、新人の方はまず、自社の方針や上司の指示に従って対応することが大切です。

営業電話への基本的な対処法や、特定の状況での対応方法について、上司に確認しておくことをお勧めします。

例えば、特定のタイプの営業電話に対する会社の方針、断り方の基準、重要な取引先からの電話の見分け方など、具体的な指示を受けることで、迷うことなく適切に対応できるようになるでしょう。

このステップを踏むことで、自分の判断に自信を持ち、より効率的に業務を進めることができます。

丁寧にハッキリと断る

営業電話を断る際のポイントは、相手に「無理だ」と感じさせることです。

これには、丁寧さとはっきりとした態度が必要です。

まず、相手の話を耳を傾け、感謝の意を示します。

「お話しいただきありがとうございますが」と切り出し、その後、興味がないことや、提案が自社のニーズに合わないことを明確に伝えます。

断る際には、理由を具体的かつ簡潔に述べることが重要です。

このようにすることで、相手は引き続き営業することが無駄であると感じ、あなたに対するさらなるアプローチを諦めるようになります。

断るフレーズを覚えておく

営業電話を断る際は、事前に準備したフレーズを使うことが有効です。

状況に応じて使える様々な断りの表現を覚えておくと、新人でも自信を持って電話応対ができるようになります。

事前に準備されたフレーズを使うことで、スムーズかつ効率的に営業電話を断ることが可能となるでしょう。

新人が営業電話を断る際の例文【パターン別に紹介】

営業電話に対する断り方は、状況によって異なります。

このセクションでは、新人がよく遭遇する可能性のある様々な営業電話のシナリオを取り上げ、それぞれに適した断り方の例文を紹介します。

パターン①：「〇〇のご担当者様はいらっしゃいますか？」

パターン①では、営業電話が「〇〇のご担当者様はいらっしゃいますか？」という形で始まるケースを取り上げます。

このような電話に対しては、まず担当者がいるかどうかを確認する前に、相手の会社名や目的を尋ねることが重要です。

「失礼ですが、どちら様でしょうか？」「どのようなご用件でしょうか？」といった質問で、相手の目的を明確にすることがポイントです。

これにより、営業電話であることが明確になった場合、その後適切に断ることができます。

パターン②：「以前ご案内した〇〇について、お話があります。」

ターン②では、「以前ご案内した〇〇について、お話があります」という形の営業電話を扱います。

このタイプの電話では、相手が過去に接触したかのように装うことがあります。

相手の主張が真実かどうかを確認するために、「その案内をどなたにされたのですか？」と尋ねることが有効です。

これにより、相手が具体的な名前を挙げられない場合、その電話が営業目的である可能性が高いと見做せます。

この情報をもとに、「申し訳ありませんが、案内をした方の名前を調べた上で、もう一度ご連絡をお願いします。」と丁寧に断ることができます。

パターン③：「社長様はいらっしゃるでしょうか？」

パターン③では、「社長様はいらっしゃるでしょうか？」と尋ねる形の営業電話に注目します。

このタイプの電話は、特に新人が戸惑いやすいシナリオです。

社長や重要な役員を直接尋ねることで、電話の受け手を圧迫感を与えようとする場合があります。

ここで重要なのは、冷静に対応し、無用な情報を相手に提供しないことです。

例えば、「申し訳ございませんが、現在社長はご不在です。何か伝言を承りましょうか？」と答えることで、相手の要求に対応しつつ、適切な距離を保つことができます。

このようにして、新人は営業電話を効果的にコントロールし、不必要なやり取りを避けることが可能となります。

まとめ

この記事では、新人が営業電話を断る際の基本的なポイントと具体的な例文を紹介しました。

上司との確認、丁寧で断固たる応対、そして事前に準備するフレーズを使うことが重要です。

これらのポイントを活用し、自信を持って電話応対に臨んでください。

日々の実践を通じて、このスキルを磨いていくことが成長に繋がるでしょう。